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Infographie La piste d'audit fiable, incontournable dans le traitement des factures

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Depuis l'entrée en vigueur de la directive européenne 2010/45/UE, les entreprises doivent adopter la piste d'audit fiable dans le cadre du traitement de leurs factures. Mais sont-elles bien informées sur le sujet? Une étude de l'APDC, Fidal et Itesoft apporte des réponses sur ce sujet.

Depuis le 1er janvier 2014, date à laquelle est entrée en application la directive européenne 2010/45/UE visant à simplifier les échanges de factures tout en permettant aux États membres d'optimiser le recouvrement de la TVA, trois procédés de facturation sont admis fiscalement: l'EDI fiscal, la signature électronique et la piste d'audit fiable, qui consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement de la facture pour garantir le lien entre la facture reçue, l'opération commerciale réalisée et le paiement effectué.

Selon l'étude "La piste d'audit fiable et la facture électronique" menée par l'APDC (Association des professionnels et directeurs comptabilité et gestion), Fidal et Itesoft(1), qui tire un bilan de ces deux années écoulées, la piste d'audit fiable s'est imposée comme la principale voie de sécurisation des factures: "Aucune société ne recevant 100% de ses factures via EDI fiscal ou signées électroniquement, la piste d'audit fiable concerne donc toutes les entreprises", souligne le compte rendu de l'étude.

"Beaucoup d'entreprises qui étaient restées sur des transmissions de factures papier ont considéré, dans un premier temps, qu'elles n'étaient pas concernées, déclare Thibault Hénique, directeur associé du Cabinet Fidal et avocat expert TVA. Mais la piste d'audit fiable est obligatoire, même avec des factures papier."

La documentation est encore source d'incertitudes

Dans le cadre de la piste d'audit fiable, les preuves de contrôle, qu'elles soient manuelles ou informatisées, "doivent être conservées par l'entreprise et suffisamment documentées pour convaincre l'administration fiscale de la validité et de la bonne maîtrise de ses flux de factures", indique l'étude. Cependant, certaines difficultés persistent dans la mise en oeuvre de cette démarche. Seuls 15% des sondés ont une vision claire des contrôles à mettre en place dans une piste d'audit fiable, et ils ne sont que 21% à déclarer avoir une vision claire des exigences de l'administration fiscale en matière d'archivage. Au final, 8 personnes sur 10 se jugent insuffisamment informées sur le contenu des textes légaux et leur bonne interprétation!

La principale crainte des décideurs en charge de la gestion des factures en cas de contrôle fiscal? Ne pas disposer d'une documentation adaptée en cas de contrôle fiscal, en n'ayant pas suffisamment documenté, ou au contraire trop documenté, la piste d'audit fiable.

Enfin, même si, actuellement, seules 29% des entreprises sondées déclarent recevoir une partie de leurs factures en PDF simple, cette nouvelle réglementation est bien perçue et constitue un pas en avant vers la dématérialisation. "Le mouvement de dématérialisation est lancé et il ne fait aucun doute qu'il va s'amplifier, se réjouit Jean-Louis Douyère, Administrateur de l'APDC et directeur comptable France de Darty. Il faut qu'il soit synonyme d'opportunités pour les entreprises."

(1) Enquête menée auprès de 255 décideurs issus de 210 organisations, exerçant majoritairement au sein des départements comptabilité et finance (60%), le plus fréquemment dans des entreprises de taille intermédiaire (43%) ou des grands comptes (28%). Questionnaire administré en ligne d'octobre 2015 à janvier 2016.