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Gestion des factures: la piste d'audit fiable, pourquoi et comment

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En vigueur depuis le 1er janvier 2013, la piste d'audit fiable a deux objectifs: lutter contre la fraude à la TVA et favoriser la dématérialisation des factures. Vraie opportunité d'optimiser l'ensemble des flux de facturation, elle reste pourtant méconnue d'une majorité d'entreprises.

Gestion des factures: la piste d'audit fiable, pourquoi et comment

14 milliards d'euros par an. C'est le coût estimé de la fraude à la TVA en France, selon la Commission européenne, et le principal argument justifiant de la mise en oeuvre de la piste d'audit fiable, laquelle fait partie des trois procédés de facturation fiscalement admis avec l'EDI et la signature électronique, depuis le 1er janvier 2013 (par transposition de la directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010).

La piste d'audit fiable consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement de la facture. Cela en vue de garantir le lien entre la facture reçue, l'opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Elle est obligatoire, à défaut des deux procédés, y compris pour les factures papier.

Selon une étude Fidal, Itesoft et APDC (Association professionnelle des directeurs comptabilité et gestion), la piste d'audit fiable semble destinée à devenir la voie numéro un de sécurisation des factures, loin devant l'échange de données informatisées (EDI) - qui n'est pratiqué que par 19% des entreprises car assez coûteux - et la signature électronique qualifiée utilisée par 15% des organisations. "Aucune société ne recevant 100% de ses factures via EDI fiscal ou signées électroniquement, la piste d'audit fiable concerne toutes les entreprises", insiste l'étude.

Authenticité, intégrité, lisibilité mais encore?

Pour satisfaire aux exigences de la piste d'audit fiable, l'entreprise doit garantir trois grands principes:

  • l'authenticité de l'origine de la facture,
  • l'intégrité de son contenu
  • et sa lisibilité.

"Il faut marquer chaque étape du process de facturation, s'assurer qu'il y a bien eu une commande, vérifier qu'il n'y a pas d'écart de montant, que le service rendu est bien celui indiqué sur la facture, etc., énumère Thibault Hénique, directeur associé et responsable de l'équipe TVA du cabinet Fidal. La piste d'audit fiable doit sécuriser tout cela."

Pour autant, les textes ne définissent pas avec précision les contours de la piste d'audit fiable, notamment ce que recouvre la notion de "fiabilité". "Autant de questions qui, faute de précisions et de retours d'expérience suffisants devraient inciter nombre d'entreprises à considérer l'EDI ou la facture électronique signée comme le moyen le plus simple et surtout le plus sûr de passer à l'électronique", estime Emmanuel Olivier, directeur général d'Esker.

Les textes ne définissent pas avec précision les contours de la piste d'audit fiable, notamment ce que recouvre la notion de "fiabilité"

De fait, selon Fidal, si huit sondés sur dix ont une bonne connaissance des fondamentaux de la réglementation, des incompréhensions subsistent. Ainsi, plus de la moitié des personnes interrogées pensent que le PDF simple sans signature électronique n'est toujours pas considéré comme voie de sécurisation des factures. Or, la piste d'audit fiable sécurise aussi bien les factures papier que les factures électroniques non signées. Plus généralement, huit personnes sur dix ne s'estiment pas suffisamment renseignées sur le contenu des textes légaux et leur interprétation en matière de piste d'audit fiable.