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Dématérialisation des factures : l'échéance approche !

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Dès le 1er janvier 2017, une première vague d'entreprises fournisseurs de l'Etat sera contrainte d'envoyer des factures dématérialisées. Une obligation qui passera par l'adoption d'une nouvelle solution informatique et d'un nouveau mode d'organisation interne.

Dématérialisation des factures : l'échéance approche !

Fournisseurs de l'Etat, préparez-vous à dématérialiser vos factures : soucieux de faire des économies de traitement, le gouvernement a déposé une ordonnance (26 juin 2014) qui contraint les fournisseurs de l'Etat et des collectivités territoriales à envoyer leurs factures sous format électronique. Et ce dès le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises puis au 1er janvier 2018 pour les ETI, au 1er janvier 2019 pour les PME et enfin au 1er janvier 2020 pour les microentreprises. Ce dispositif intervient dans une tendance globale de dématérialisation des factures initiée par des premières directives européennes dès 2001.

Trois processus possibles

Pour adresser leurs factures électroniques, les entreprises fournisseurs de l'Etat devront passer par la plateforme Chorus Portail Pro. En contrepartie, les collectivités locales et établissements publics se connecteront à cette plateforme pour récupérer leurs factures électroniques.

Développée par l'Agence pour l'informatique financière de l'Etat (AIFE), Chorus Portail Pro permet aux entreprises de transmettre des factures sous 3 formats différents : en Echanges de données informatisées (EDI) ; en PDF signé (signature électronique certifiée par un organisme habilité) ou non signé ; en saisie directe sur le portail.

Parmi ces trois solutions qui s'offrent aux entreprises émettrices, laquelle privilégier ?

Le PDF signé, un bon compromis

Le choix du format est avant tout conditionné par le nombre de factures à traiter. Si les entreprises produisant un volume important de factures privilégieront le format EDI, les autres entreprises se tourneront davantage vers le PDF, voire la saisie manuelle dans certains cas. SIGMA, éditeur de la solution de finance et comptabilité Advantage Finance, accompagne ses clients pour réfléchir d'ores et déjà à la meilleure solution à adopter. " Le PDF signé électroniquement nous semble le plus performant pour nos clients, analyse Sylvie Hecq, responsable de l'offre Finance de SIGMA. L'EDI, souvent lourd à mettre en place, n'est justifié que pour traiter de gros volumes de factures. Quant au PDF non signé, il présente un risque fiscal : en cas de contrôle, une piste d'audit fiable doit garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité du lien entre la facture et une opération réelle. Or, l'appréciation de la recevabilité de cette piste d'audit est du ressort du contrôleur fiscal."

Tirer profit d'une contrainte réglementaire

L'éditeur se tiendra aux côtés de ses clients afin de gérer les impacts liés à cette nouvelle façon de procéder. " Il va falloir notamment faire face à davantage de complexité, souligne Sylvie Hecq. Tous les clients ne vont pas accepter les factures dématérialisées et seuls l'Etat et les collectivités passeront par le portail Chorus : plusieurs formats et canaux cohabiteront et il s'agira de bien paramétrer chaque client en fonction de sa typologie. "

Même si le passage à la facture électronique induit une conduite du changement plus ou moins contraignante dans les entreprises, cela présente également de nombreux avantages : gains de productivité de l'ordre de 50%, diminution des frais de timbres, réduction des délais de paiement... " Il peut être intéressant de pousser la facture dématérialisée auprès d'autres clients que l'Etat, pense Sylvie Hecq. Cela peut par exemple passer par une négociation tarifaire... " Et, petit à petit, la facture papier disparaîtra.

SIGMA INFORMATIQUE est éditeur du logiciel decomptabilité Advantage Finance. Solution modulaire à l'architecture souple, Advantage Finance permet de disposer d'une vision globale des donnéesfinancières, et intègre des solutions adaptées pour répondre aux enjeux dedématérialisation. Pour en savoir plus, cliquez ici.

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