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Le fichier des écritures comptables, pas à pas

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Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises tenant une comptabilité sous forme informatisée doivent la présenter au vérificateur sous forme dématérialisée. Sylvie Dréno et Sabine Derboux du cabinet Cofigex distillent ici quelques conseils, à l'usage des Daf.

Le fichier des écritures comptables, pas à pas

Champ d'application du FEC

Depuis le 1er janvier 2014, en cas de contrôle fiscal, les entreprises tenant leur comptabilité sur un système informatisé doivent remettre au vérificateur un fichier des écritures comptables (FEC) accompagné de son descriptif. La remise du FEC consiste en une obligation de forme dont le non-respect peut entraîner de lourdes conséquences pour l'entreprise.

Toutes les entreprises, quel que soit le mode d'imposition BIC, BNC, BA (sauf régime forfaitaire agricole), entrent dans le champ d'application. Les associations exerçant une activité lucrative, les succursales de sociétés étrangères et les SCI soumises à l'IS ou ayant opté à la TVA sont également soumises à ces obligations.


Les risques

L'analyse du FEC peut permettre à l'administration fiscale de relever des faiblesses dans les procédures comptables de l'entreprise et de constater la non-conformité de la comptabilité. Anticiper les demandes de l'Administration devient une nécessité. La constitution du FEC doit être intégrée aux procédures de clôture, d'archivage et de sauvegarde. Certaines situations demandent une attention particulière, telles que les fusions, la migration de système, l'externalisation de la comptabilité, l'utilisation d'un plan de comptes étranger. Dans de tels cas de figure, le Daf ne doit pas hésiter à se faire épauler par un expert-comptable, qui peut l'accompagner dans ses démarches de mise en conformité de la comptabilité et de constitution du FEC.

Un fichier unique par exercice

Depuis le 1er janvier 2014, le FEC doit être remis au titre des trois derniers exercices clos, en l'absence d'exercices déficitaires, ainsi qu'au titre de l'exercice en cours jusqu'au mois visé par l'avis de vérification, en matière de contrôle de taxes ou impôts autres que l'impôt sur les sociétés. Pour les exercices 2011 et 2012, la remise du FEC est facultative.

Le FEC est un fichier de type "plat", ou XML, dont les spécifications sont précisées sur le site www.impots.gouv.fr (rubrique professionnels). Le contenu du FEC, à savoir les données et leur ordre de présentation, est strictement défini par l'article A- 47 A I du LPF. Ce fichier doit comprendre 18 à 22 champs selon le régime d'imposition. L'entreprise doit constituer un fichier unique par exercice. Celui-ci doit intégrer l'ensemble des écritures validées de l'exercice de la comptabilité générale (y compris les écritures d'à-nouveaux), mais aussi les écritures détaillées des modules auxiliaires centralisés et les écritures d'inventaire. En revanche, sont exclues du FEC les écritures de solde des comptes de résultat 6 et 7 ; les écritures purement analytiques ; les écritures de centralisation des modules auxiliaires (sauf dérogations liées à la volumétrie), et enfin les écritures dites "brouillard".

À noter que des dérogations existent. En cas de volumétrie importante, par exemple, la remise sur plusieurs supports est autorisée, en accord avec le service vérificateur. Par ailleurs, en cas d'application métier, le FEC peut comprendre les écritures de centralisation. Les données des applications métiers peuvent également être communiquées dans un autre fichier. Il existe aussi des dérogations en cas de migration de système ou de fusion.



Mot clés :

Par Sylvie Dréno, expert-comptable et CAC, dg de Cofigex, et Sabine Derboux, CAC, expert-comptable mémorialiste