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La dématérialisation des factures : quelle conservation électronique ?

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Les entreprises françaises peuvent (et non doivent) dématérialiser leur facturation. Les règles différent entre celles disposant d'un outil informatique permettant l'encodage sous format EDI et celles équipées de logiciels grand public. Le point avec le cabinet Bignon Lebray.

La dématérialisation des factures : quelle conservation électronique ?

Pour rappel, depuis juillet 2003 il est possible aux entreprises françaises, sous certaines conditions réglementaires, de procéder à une dématérialisation de leur facturation (cf articles 289 bis et 289 V du Code général des impôts).

À ce titre une différence doit être faite entre les entreprises qui ont recours à un outil informatique permettant l'encodage de leurs factures sous format EDI (échanges de données informatisés), et celles qui ne sont équipées que de logiciels grand public permettant l'établissement de factures selon des formats non structurées (.pdf).

Selon le texte, les factures transmises par voie électronique qui répondent au format EDI constituent " des documents tenant lieu de factures d'origine ".
Quant aux factures émises dans des formes informatiques non structurés (.pdf), elles peuvent tenir lieu de facture d'origine, sous réserve que leur destinataire ait marqué leur acceptation préalable à leur transmission.

Une instruction fiscale datée du 11 janvier 2007 (BOI 3 E-1-07) est intervenue pour préciser les conditions réglementaires de la conservation sous forme électronique des factures transmises par les entreprises à leurs clients sous format papier. Sans rentrer dans les détails de cette instruction fiscale, il nous parait important de noter qu'une conservation électronique des factures est possible à la condition de disposer d'un fichier comportant un "double électronique" des factures scannées. On relèvera également que les fichiers du "double électronique" de l'original doivent être stockés sur le territoire français, et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l'administration fiscale française.


Les auteurs
Cabinet Bignon Lebray

Maître Benjamin Mourot, Avocat senior, département Propriété Intellectuelle et Nouvelles Technologies,