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Notes de frais : 5 pistes pour réduire vos coûts !

Publié par / Avec la Marketplace le | Mis à jour le

Le processus de gestion des notes de frais est un lourd processus qui implique des coûts importants pour votre entreprise. En plus de mobiliser vos collaborateurs et d’impacter leur productivité, ce processus coûte cher à votre entreprise surtout lorsqu’il est mal géré !

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Quels sont les types de coûts liés aux notes de frais ?

Tout le processus de gestion de la note de frais représente un coût important pour l’entreprise. Il existe des coûts cachés que la plupart des entreprises négligent. Le processus classique de gestion des notes de frais vous coûte plus que vous ne l’imaginez :

  • Les dépenses directement engagées qui impliquent les coûts de déplacement, d'hébergement, etc…
  • Les coûts de gestion qui impliquent divers éléments. Vous serez surpris en découvrant combien vous dépensez par an pour la gestion de ce processus. (Découvrez ces coûts de gestion cachés en utilisant notre calculateur gratuit).

             - Le temps que passe chaque collaborateur à saisir ses dépenses et à trier puis scanner tous les justificatifs.

             - Le temps que passe chaque manager à vérifier et approuver les notes de ses équipes.

             - Le temps consacré au traitement comptable : revoir toutes les dépenses, vérifier les justificatifs, ressaisir le tout dans le logiciel comptable et procéder enfin au remboursement.

             - Les coûts de l’archivage des justificatifs

  • Les manques à gagner, qui ne sont pas réellement des coûts, mais qui ont un impact négatif sur votre processus, on peut citer le calcul des TVAs multiples, la récupération de la TVA, etc…
  • Les pertes directes liées à la gestion des notes de frais (pertes de justificatifs, redressement fiscal, mauvaise gestion, etc…)

Vous l’avez compris, la gestion des notes de frais vous fait perdre un temps précieux et engendre également des coûts importants.

Comment une solution de gestion des notes de frais vous permet de réduire ces coûts ?

Gagner 80% du temps consacré à ce processus

En moyenne, un employé passe 20 minutes à remplir une note de frais ! Heureusement, il existe des solutions conçues pour mettre fin à cette tâche envahissante. Une application de gestion des notes de frais comme Expensya automatise la gestion des dépenses et libère tous les intervenants de ce processus. Cette solution vous autorise aujourd’hui, à installer plus d’efficacité et de rigueur dans la gestion des notes de frais de votre entreprise. Alors n’hésitez pas à franchir le cap : on estime que le gain de temps sur ce processus peut aller jusqu’à 80%, grâce au côté nomade de la solution (application Web et Mobile), au stockage dans le Cloud qui permet la gestion en temps-réel, et surtout à la saisie automatique des dépenses qui élimine le temps passé à remplir des fichiers Excel.

Dépenser moins en automatisant l’application de sa politique de dépenses

Une politique de dépenses regroupe un ensemble de consignes relatives aux frais professionnels :  frais de déplacement, d‘hébergement, de restauration, etc… Elle permet de réguler les dépenses de vos collaborateurs en mission et d’instaurer au sein de votre entreprise une culture concernant les dépenses professionnelles. C’est une manière d’informer l’ensemble de ces collaborateurs des consignes à suivre pour remédier aux situations ingérables pour une entreprise : éviter les dépenses non raisonnables et permettre de mieux contrôler ces dépenses. Il faut veiller à mettre au point une politique de dépenses claire et concise et veiller à ce qu’elle soit connue de tous les collaborateurs qui engagent des frais. Chez Expensya, on estime la baisse globale du budget Travel entre 10 et 15% chez les clients qui automatisent leur politique de dépenses.

Mieux analyser les notes de frais de votre entreprise

Une solution de gestion des notes de frais permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles. Vous pouvez ainsi examiner les dépenses de vos collaborateurs et optimiser votre processus de prise de décision. Une solution comme Expensya va encore plus loin et met à votre disposition un Dashboard BI interactif et complet qui regroupe toutes les données relatives aux dépenses de vos équipes. Ce qui vous permettra de suivre de près les dépenses de votre entreprise et de dégager les tendances qui s’y rapportent. En ayant ce type d’informations, la prise de décision est optimisée et vous pouvez même vous baser là-dessus pour faire des analyses prédictives, réduire les coûts et adapter votre politique de dépenses.

Réduire les coûts relatifs à l‘archivage des justificatifs

L’archivage physique peut coûter très cher : que vous stockez en interne ou vous recourez à un prestataire externe, les dépenses pour l’archivage peuvent être très importantes. Une récente étude réalisée par Expensya révèle qu’en moyenne le coût annuel de l’archivage physique avoisine les 2000€. Sans oublier les coûts de papier et de l’encre. Une solution comme Expensya vous permet de réduire considérablement ce coût mais pas que ! Avec l’archivage numérique à valeur probante, vos justificatifs dématérialisés gardent leur valeur légale et sont opposables en cas de contrôle Urssaf. De ce fait, vous optimisez ce processus qui est une obligation légale pour toute entreprise : vous gardez vos justificatifs en sécurité, vous économisez temps, argent et espace et vous faites un geste pour la planète en jetant le papier !

Mieux contrôler et éliminer les étapes fastidieuses

Gérer les notes de frais via une solution dédiée permet de mieux contrôler des étapes annexes mais qui accaparent tout de même, votre temps. En effet, les erreurs font partie de ce processus et sont inévitables comme par exemple saisir des doubles dépenses, ou même au niveau du calcul de la TVA qui s’avère être complexe : il y a les TVAs multiples mais aussi la TVA étrangère dans le cas où les dépenses ont été engagées dans un pays où les règles de taxation sont différentes. Une solution automatisée de gestion des notes de frais détecte les doublons et vous avertit de leur présence, automatise le calcul et la récupération de la TVA et détecte même la taxe de séjour.

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N’hésitez pas à consulter le Blog Expensya qui vous offre plus de conseils pour la gestion des notes de frais ainsi que des fiches pratiques pour optimiser vos processus de gestion. Découvrez les règles de récupération de la TVA, calculez gratuitement vos indemnités kilométriques et apprenez en quelques points pratiques comment mettre au point votre politique de dépenses. 

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