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Notes de frais : pourquoi faut-il absolument les gérer via une application mobile en 2018 ?

Publié par / Avec la Marketplace le | Mis à jour le

Aujourd’hui, nous utilisons de plus en plus de terminaux et d’applications mobiles dans nos vies personnelles et beaucoup d'entre nous choisissent d’intégrer cette pratique dans leurs vies professionnelles. Ces applications s’adaptent à certaines tâches qui par essence, sont réalisées en mobilité.

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La note de frais fait partie de ces tâches qui sont directement liées à la mobilité et qui engendrent une perte de temps non négligeable pendant un déplacement professionnel, ainsi que des coûts cachés que la majorité des entreprises sous-estime. Pourtant, leur gestion via des terminaux mobiles, dans un environnement Cloud, peut réduire considérablement le temps consacré à ce processus et optimiser aussi bien les coûts de gestion que les dépenses globales.

Pourquoi adopter une application mobile de gestion des notes de frais ?

Gérer les notes de frais au fil de l’eau

Une application mobile de gestion de la note de frais propose plus de flexibilité et une simplicité de gestion pour les collaborateurs nomades, leur permettant, de capturer leurs justificatifs et de gérer leurs notes de frais au fil de l’eau. Ils peuvent ainsi, facilement transférer leurs notes à leur validateur pour approbation. Ce dernier aura plus de visibilité sur les frais engagés par ses collaborateurs en mission. Le département comptable détecte ainsi rapidement si des informations sont manquantes, ou non conformes à la politique de dépenses.  La gestion au fil de l'eau permet aussi de réduire directement le temps consacré à la gestion des notes de frais, car en effectuant la tâche immédiatement, le temps de recherche de l'information (recherche des factures, se remémorer la raison de la dépense, identifier des informations manquantes ou effacées sur la facture, etc...) disparait.

Récupérer 100% de visibilité sur les notes de frais

Les applications mobiles de gestion des notes de frais permettent d’assurer une meilleure visibilité pour les dirigeants qui ont des collaborateurs en mission, avec une vue en temps réel sur leurs dépenses : une fois la dépense créée, elle est stockée dans le Cloud et transmise aux équipes concernées. Les informations étant mises à jour en temps-réel, il devient plus simple pour l'entreprise d'optimiser la gestion des dépenses de ses collaborateurs et de mieux prévoir ses flux de trésorerie.

Archiver les justificatifs sans efforts

Le justificatif est la pièce maitresse du processus de gestion des notes de frais, qui est souvent la cible de plusieurs risques d’altération ou de pertes. L’application mobile de gestion des notes de frais élimine ce risque, capture tous les justificatifs et les pré-saisit pour vous. La solution Expensya s’occupe même d’archiver ces documents dématérialisés tout en gardant leur valeur légale grâce à l’option d’archivage numérique à valeur probante.

Réaliser des économies de temps et d’argent

Un autre élément clé résulte de cette adoption : les économies réalisées par les entreprises qui investissent dans une solution mobile de gestion des notes de frais. En effet, ce type de solution permet de réduire considérablement le temps alloué à ce lourd processus. Les différents intervenants passent moins de temps sur la gestion de leurs frais et se concentrent plus sur les activités à forte valeur ajoutée. Ceci est sans oublier qu’une solution de gestion des notes de frais garantit le respect de la politique de dépenses, réduit le taux d’erreurs et instaure un meilleur contrôle des coûts. L'adoption de ce type de solution montre ainsi des économies financières à 3 niveaux :

  • Une diminution des coûts de gestion du processus (directement liée au temps alloué à la tâche mais également à la réduction des coûts d'archivage)
  • Une baisse du budget alloué aux frais professionnels (grâce à l'automatisation de plusieurs contrôles et un meilleur contrôle de conformité)
  • Une meilleure récupération de la TVA (notamment une simplification de la récupération de la TVA sur les dépenses à petit montant ou à l'étranger).

Mieux gérer les dépenses à l'étranger

Les applications mobiles sont extrêmement utiles dans le cas où les dépenses ont été engagées à l’étranger. La conversion des devises via ces applications est automatique :  chacune de vos dépenses est convertie automatiquement au taux du jour de la dépense, et le taux reste bien sûr personnalisable. Ces dépenses étrangères peuvent également être soumises à des taxations différentes que celles appliquées dans votre pays d’origine, la détection des taxes étrangères est automatique, conçue pour réduire les risques d’erreurs et le temps consacré au calcul des TVAs multiples. Enfin, la récupération de la TVA à l'étranger est simplifiée grâce à leur détection et à leur saisie automatique.

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Vous l’avez compris maintenant, passer au mobile pour gérer vos notes de frais va vous libérer de cette lourde tâche et vous permettre de réaliser des économies de temps et d’argent. L’application mobile Expensya élimine la saisie manuelle, dématérialise les justificatifs en quelques secondes et automatise tout ce processus du reçu à la comptabilité. Testez Expensya et profitez d’un Essai Gratuit pendant 30 trente jours !

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