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DossierSynchronisation budgétaire: cap sur la collaboration achats/finance

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3 - Collaboration achats/finance: les outils à mettre en place

Au-delà des indicateurs, la mise en place d'outils commun est indispensable pour une bonne collaboration entre achats et finance. Or, le marché ne répond pas toujours aux attentes en matière d'outils collaboratifs...

Qui dit organisation collaborative dit outils qui permettent cette collaboration. Comme le fait remarquer Patrice Pourchet, responsable pédagogique du mastère spécialisé gestion des achats internationaux de l'Essec, "la dimension managériale est la clé, du fait des compromis et des négociations qui doivent être faits pour élaborer un budget. Mais des outils permettent de disposer de visibilité." Des outils performants permettent notamment un suivi de l'élaboration budgétaire et de la bonne tenue du budget déterminé. Or, Excel est encore trop souvent de mise pour élaborer et suivre son budget. Même si des outils existent. Comme celui de SynerTrade qui permet, par exemple, l'émission d'alertes si les clients internes passent par un autre fournisseur que ceux avec ­lesquels des prix ont été négociés. De quoi mieux maîtriser le budget achats.

Chez Acticall, à la suite d'une remise à plat de la politique achats, l'outil proposé par l'éditeur Determine a été choisi afin d'automatiser le processus achats et d'améliorer la visibilité du circuit d'achats pour l'ensemble des acteurs. Ce qui a permis de contrôler les dérives. Mais aujourd'hui, Bruno Senico, acheteur chez Acticall, souhaite trouver un outil qui marie l'ensemble des outils informatiques des différents services: "Les outils des achats, de la comptabilité, du Daf, du contrôle de gestion doivent pourvoir parler entre eux. Afin d'apporter visibilité et contrôle aux différents interlocuteurs et ce en temps réel, de manière automatisée et surtout collaborative."

Des outils pour tracer le processus de validation

Mais peu d'outils réellement collaboratifs existent sur le marché. Les éditeurs s'y mettent, flairant l'intérêt des utilisateurs. Chez Determine, un outil d'élaboration budgétaire permet de tracer qui fait quoi et quand mais aussi de donner des échéances. "Quand c'est à leur tour d'intervenir, les personnes reçoivent une sollicitation par e-mail qui les renvoie vers l'application afin de modifier les montants", décrit Xavier-Pierre Bez, director value engineering and alliances chez Determine. Du côté du suivi, les clients internes sont responsabilisés: à chaque dépense, il est rappelé le budget alloué (budget qui peut être présenté de manière annuelle ou mensuelle, avec des différences qui peuvent exister d'un mois à l'autre).

Les grands éditeurs se sont également mis sur le créneau, intégrant des fonctions d'élaboration et de suivi budgétaire. Mais "les outils qui existent sont assez peu collaboratifs, note Serge Dautrif, CEO de SynapsCore. Nous nous attendons donc à voir l'émergence d'outils collaboratifs qui permettront un véritable échange d'informations." Cela existe bien du côté du reporting, afin de permettre d'élaborer un reporting de manière collaborative entre tous les services. Cela verra sans doute le jour du côté du budget où l'aspect collaboratif est sans aucun doute en train d'émerger.

Ève Mennesson

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