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Il est temps de passer vos notes de frais dans les nuages !

Publié par / Avec la Marketplace le | Mis à jour le

Aujourd’hui, le Cloud est en plein essor et connait une croissance spectaculaire. Nombreuses sont les entreprises qui envisagent de déployer cette technologie pour profiter des nombreux avantages qu’elle offre, notamment pour les départements financiers.

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Une étude publiée par Cisco en 2016, prédisait que d’ici 2020, le volume des données stockées dans le Cloud va exploser. L’étude a également prédit qu’en 2018, les solutions SaaS (de l’anglais Software As A Service ou Logiciel en tant que service) seront les services Cloud les plus déployées dans le monde : elles représenteraient 60% de l’ensemble des services Cloud déployés, contre 40% pour les autres solutions Cloud notamment les PaaS (Plateforme en tant que service) et les IaaS (Infrastructure en tant que service).

Les solutions Cloud représentent une opportunité pour les départements administratifs et financiers, comme étant une initiative majeure dans l’organisation financière. Après les CRM et la paie, c’est au tour des notes de frais d’être gérées dans le Cloud. En effet, pour optimiser ce processus, qui représente une des tâches les plus détestées du monde professionnel, il faut penser à y injecter des technologies innovantes notamment le Cloud ou l’Intelligence Artificielle !

Avantages de la gestion des notes de frais dans le Cloud

Accéder à vos données en temps-réel 

Gérer vos notes de frais dans le Cloud, vous permet de consulter vos données en temps-réel. Ainsi, vous avez une vision plus claire sur les frais engagés et sur le déroulement des missions de vos collaborateurs. Ce point répond parfaitement à la priorité d’optimisation des processus de gestion au sein des entreprises et permet un meilleur suivi, aussi bien pour la gestion de la trésorerie que pour le suivi des dépenses par projets ou axes analytiques.

Passer à la vraie dématérialisation

Gérer vos notes de frais dans le Cloud marquera votre passage vers le zéro papier. La dématérialisation vous fera économiser du temps et de l’argent, car elle permet un accès nomade et instantané à l’information initialement physique. Mais la vraie nouveauté réside dans le fait que vous allez vous débarrasser définitivement de l’archivage physique. Comment ? En ayant vos justificatifs dématérialisés via une solution de gestion des notes de frais comme Expensya - dont l’archivage numérique obéit aux obligations de la loi en termes d’archivage à valeur légale - vous pourrez ainsi jeter le papier et ne garder que la version numérique qui sera stockée dans un centre de stockage accrédité et répondant aux normes en vigueur.

Réaliser des économies de temps

Comme cité dans le point précédent, le Cloud vous épargnera un temps précieux pour vous adonner à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En effet, la « cloudification » du transfert et de la validation des notes de frais ainsi que le caractère nomade d’une application Web et Mobile de gestion des notes de frais vous provoqueront un gain de temps immédiat, ne serait-ce qu’en limitant les déplacements liés à ce processus. Par conséquent, le remboursement des collaborateurs se fera en un temps record, surtout que cette optimisation impacte même le travail des comptables qui n’auront pas de double saisie à effectuer. Il leur suffit d'intégrer les données exportées depuis la solution en un clic dans le logiciel comptable.

Avoir l’ensemble de vos données centralisées dans un même endroit 

Une solution de gestion des notes de frais dans le Cloud vous permet de centraliser toutes les données et de fournir au final, un tableau de bord riche en data, organisé et interactif. Les statistiques intelligentes d’une solution comme Expensya vous permettent par exemple d’examiner de près et de piloter les dépenses professionnelles de votre entreprise, en vous basant sur des données réelles et bien justifiées. Ainsi, vous avez toutes les informations à portée de main, ce qui vous facilite la tâche et vous permet de prendre les bonnes décisions.

Pérenniser et sécuriser vos données 

Le Cloud a souvent fait peur aux entreprises, soucieuses d’encourir le risque de ne plus être les seules à contrôler leur stockage. Pourtant, le stockage physique lui-même, a déjà connu le même parcours : les entreprises ont fini par faire confiance à d’autres entreprises spécialisées dans ce processus précis. Il en va de même aujourd’hui pour le Cloud : des entreprises se sont spécialisées dans la mise à disposition, la sécurisation et les performances des serveurs Cloud, et ont atteint un niveau d’expertise qui fait qu’aujourd’hui même les grands groupes sont ouverts au Cloud. Choisir une solution dans le Cloud, est donc un moyen d’opter pour les meilleurs niveaux de certification dans le stockage, la pérennisation, la réplication, et l’accès aux données, tout en ayant un cadre légal et contractuel très favorable aux clients de services Cloud.

Garantir une meilleure productivité

La gestion des notes de frais est une des tâches les plus détestées dans le monde professionnel, aussi bien par les collaborateurs en mission et les manageurs que par les comptables et les directeurs financiers. C'est une tâche chronophage, sans valeur ajoutée et démotivante, pour tous les intervenants. Une solution de gestion des notes de frais dans le Cloud va libérer tous ces intervenants de cette tâche sans réelle valeur ajoutée en leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier et de réaliser des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Vous l’avez compris, le Cloud est aujourd’hui devenu un standard dans le monde de l’entreprise, et une opportunité pour les processus des services administratifs, financiers et comptables. Les notes de frais, par leur aspect procédural lourd et chronophage, se retrouvent transformées par cette technologie et font désormais partie des processus de votre métier automatisables.

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Expensya est une solution de gestion des notes de frais qui optimise ce processus notamment grâce au stockage dans le Cloud. Adopter cette solution vous fera économiser jusqu’à 80% du temps consacré à la gestion des frais professionnels. N’hésitez pas à essayer gratuitement Expensya pendant 30 jours et sans engagement !

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