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"L'outil de e-proc m'a permis d'avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget"

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Un déploiement intégré au projet groupe "Performance Finance"

Marc Le Vernoy, en lien avec sa direction financière "qui a été le sponsor du projet", a choisi la solution Ivalua pour porter le process P2P (Procure to Pay = demande d'achat + approbation = bon de commande + réception / traitement de la facture (approbation si nécessaire)/ bon à payer). L'application Ivalua a été interfacée en parallèle avec 1. La plateforme de dématérialisation des factures fournisseurs de Numen (avant envoi de la facture dans l'outil Ivalua) et avec 2. Les systèmes ERP de Numen pour centraliser tous ses systèmes ERP existants et différents. "Ce projet nous a aussi clairement évité la migration de tous les systèmes comptables", souligne Marc Le Vernoy.

A présent, toutes les demandes d'achats, centralisées dans l'outil Ivalua, sont rapprochées des bons de livraison (réception) et des factures. L'outil Ivalua s'occupe de la réconciliation comptable de ces trois objets puis, lorsque la gestion des écarts est résolue (si écart il y a) et que la facture est bonne à payer, Ivalua réintroduit automatiquement les données dans les systèmes Sage et Cegid (interface automatisée qui répartit les données par ERP). "La dématérialisation des factures permet d'accélérer le cycle de rapprochement bons de commandes/factures", se félicite le p-dg, qui jouit à présent d'un système qui décrémente en temps réel les dépenses et lui permet d'avoir une gestion budgétaire plus précise. "J'ai une meilleurs capacité à gérer ma prévision de trésorerie et d'atteinte de mon résultat". Le projet lui a permis de mettre en place un système de délégation par montant, par famille d'achat et par centre de coûts qui lui permet de responsabiliser ses managers, tout en procurant un reporting de contrôle très complet.

Pour assurer la compliance aux contrats cadres négociés, Marc Le Vernoy a fait aussi du coercitif: "après une période probatoire, j'ai demandé d'interdire de payer un fournisseur si la demande d'achats n'était pas émise dans le système". Tous les achats sont à présent émis depuis la plateforme d'achats Ivalua. Grâce à l'implémentation de la solution, Numen a pu aussi réorganiser sa comptabilité et éviter de recruter lors d'acquisitions de sociétés puisqu'un système de centre de service partagé était proposé, "on a concentré la compta fournisseur sur quelques personnes", et "les compétences ont été utilisées autrement, nous voulons développer plus de valeur ajoutée métier", souligne Marc Le Vernoy. "Nous avons innové en créant des spécialisations qui sont très appréciées de nos comptables, comme la trésorerie ou la comptabilité clients, et grâce à l' externalisation à Madagascar des tâches à moins forte valeur ajoutée, les équipes peuvent mieux se concentrer sur le contrôle budgétaire, l'assistance administratives aux opérations et la trésorerie."

Lire la suite en page 3 : Harmoniser, structurer, rationaliser, piloter par engagements