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DossierSynchronisation budgétaire: cap sur la collaboration achats/finance

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4 - [Cas pratique] Des réunions mensuelles chez Kerneos

Kerneos, fabricant de produits de spécialités, a développé des processus spécifiques pour favoriser la collaboration entre achats et finance. Retour d'expérience.

Chez Kerneos, fabricant des produits de spécialités à base d'aluminates de calcium, la collaboration entre les directions finances et achats n'est pas qu'une intention. Premier indice: les bureaux de Jean-Marc Novène, directeur général adjoint en charge des achats, de la supply chain et de l'IT, et de la directrice financière, Marielle Raulin-Foissac, sont côte à côte. Surtout, un contrôleur de gestion rattaché à la fois aux achats et au contrôle de gestion assure la réalisation et l'analyse des performances pour les deux directions et des réunions mensuelles rassemblant productions, achats, supply chain et finances permettent d'échanger sur de nombreux sujets.

Jean-Marc Novène, directeur général adjoint en charge des achats chez Kerneos

Une collaboration qui permet notamment d'élaborer plus facilement le budget. "Chez Kerneos, l'élaboration budgétaire est de type "bottom up": on part des hypothèses locales qui sont revues et challengées par chacune des directions et la consolidation. La synthèse, responsabilité de la finance, est présentée au comex", raconte Céline de Bruijn, responsable du contrôle de gestion de Kerneos. Le travail se fait par grands postes du compte de résultat et du bilan: ventes, transports, frais variables, frais fixes, stocks, capex... "Des spécialistes de chacun des postes apportent leurs données analysées et corrigées et la synthèse globale me revient. Je m'assure que les informations sont au bon endroit au bon moment", décrit Céline De Bruijn. Un fonctionnement qui est possible grâce au contrôleur de gestion qui fait le lien entre les deux directions et qui prépare les données.

Des réunions pour assurer le partage de l'information

Les réunions mensuelles sont à ce titre également indispensables. "Ces réunions qui viennent compléter le processus sales & operations planning (S&OP ou plan industriel et commercial permettant de coordonner achats, supply chain, ventes et finances, NDLR) permettent d'améliorer le pilotage", décrit Jean-Marc Novène. Lors des S&OP, chaque partie apporte son savoir-faire: volumes pour les équipes opérationnelles et valeurs pour les équipes financières. Des réunions qui peuvent parfois être animées mais qui aboutissent ensuite à un consensus indiscutable. "Les réunions mensuelles permettent de vérifier les stocks, frais variables, prix, techniques... L'objectif est d'être sûrs que nous partageons tous bien les mêmes analyses", souligne Céline De Bruijn. Cela sert à bien préparer les prévisions de ventes et budget qui sont élaborés en trois temps avec une revue de la prévision de l'année en cours et le budget de l'année suivante définis au troisième trimestre et une revue de la prévision du budget au mois de février suivant.

Céline de Bruijn, responsable du contrôle de gestion de Kerneos

Côté outils, Kerneos est en train de mettre en place un système informatique intégré. "Pour l'instant, les ventes réalisent leur budget, puis les transports, puis les achats, puis les frais variables, puis les frais fixes... Il faut donc attendre que les premiers aient fini pour poursuivre. Nous réfléchissons à adosser le processus budgétaire au processus S&OP afin de travailler de manière plus collaborative entre les équipes finances et métiers", indique Jean-Marc Novène. "Cet outil sera la colonne vertébrale de données brutes partagées par tous les métiers dans lesquelles on demandera à chaque acteur de faire leur budget en associant risques, stratégies opérationnelles..." se projette Céline De Bruijn. Car, aujourd'hui, Excel reste l'outil majoritaire de cette élaboration budgétaire, une solution plus intégrée sera un véritable atout.

Ève Mennesson

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