Mon compte Devenir membre Newsletters

Un outil ERP en PME ? Oui, si...

Publié le par

Pierre angulaire du SI de l'entreprise, l'ERP est aujourd'hui indispensable à la gestion des flux d'activité d'une PME. Se lancer implique d'avoir à nouveau confiance en cet outil qui a connu des débuts difficiles et de respecter quelques règles, dont les fonctions essentielles à couvrir, ou le mode de déploiement le mieux adapté à son activité. Suivez le guide.

Un outil ERP en PME ? Oui, si...

Un ERP (enterprise resource planning) ou PGI (pour progiciel de gestion intégrée) est un logiciel de gestion permettant de couvrir l'ensemble des process achats, de facturation, de comptabilité, de recouvrement, de gestion des stocks, de gestion de la mobilité, etc. " Il connecte les fonctions des différents services en utilisant des données communes, il standardise les processus et les données de l'entreprise et les transforme en information utile ", résume Bertrand Boulet, dg de Unit4.

En théorie, l'ERP a tout du logiciel miracle, capable d'améliorer les process métiers, " mais de nombreux utilisateurs ont été déçus, notamment par la difficulté à le mettre en place ", poursuit Bertrand Boulet. Le choix d'un ERP représente une décision stratégique majeure pour les PME, une décision qui repose sur la direction administrative et financière. Pour quelle couverture fonctionnelle opter ? Doit-on faire un choix en fonction des priorités du moment ou prendre en compte l'avenir à cinq ans? Éléments de réponse.

1. Partir sur une solution standard en limitant la couverture fonctionnelle

Lors du processus de sélection, deux logiques peuvent s'affronter. Celle qui consiste à vouloir mettre en place un ERP afin d'améliorer coûte que coûte les processus métiers. L'autre, plus longue à déployer, revient à réfléchir sur la façon d'améliorer le système existant. Dans ce cas de figure, même si l'investissement dans un ERP n'est pas requis systématiquement, le recours à une solution tierce est souvent nécessaire. Selon les divers acteurs interrogés (Daf et éditeurs), il est préférable d'opter pour une solution standard dans un premier temps, couvrant 70 à 80 % des besoins fonctionnels de l'entreprise. En rendant les processus plus fluides, en améliorant la collaboration transversale, et en aidant les dirigeants à comprendre les réels besoins de l'entreprise, il sera alors possible d'étendre le champ opérationnel de la solution dans un second temps.

Selon une étude "The Chaos Report" de Standish Group de juin 2009, de 20 à 30 % des projets ERP au début des années 2000 étaient des échecs plus ou moins complets, et plus de 50 % se sont achevés dans la douleur, avec retard ou moyennant un surcoût significatif.

2. Cibler l'éditeur en fonction de son secteur et de sa taille

Il existe globalement deux groupes d'éditeurs ERP. Ceux considérés comme métiers, et la grande famille des acteurs généralistes. Certaines industries aux spécificités importantes, notamment l'agroalimentaire avec les contraintes légales de traçabilité, ont intérêt à se tourner vers un éditeur spécialisé. Mais pour la plupart des entreprises, la couverture fonctionnelle des généralistes est suffisante. Au sein de cette famille, certains se sont fait une réputation solide en capitalisant sur leur grande expérience, et sont d'ailleurs considérés comme des spécialistes de l'ERP. Tel est le cas de Sage, Cegid, Unit4, Divalto, pour les PME-ETI, ou bien encore SAP (plutôt orienté grands comptes) ou EBP (pour les TPE). Concernant les éditeurs généralistes "non-spécialistes" disposant d'une offre ERP, ne pas oublier Oracle-PeopleSoft pour les grands comptes, et Microsoft avec sa solution ERP nommée Dynamics AX, pour les PME.

3. Personnaliser et faire monter en puissance la solution

" Parmi nos critères de sélection, celui lié à la personnalisation de l'outil était prioritaire. Nous avons en effet "tapé dans le code" de l'ERP Microsoft Dynamics AX (avec l'aide d'un intégrateur) pour l'adapter à nos besoins spécifiques liés à la facturation et au recouvrement ", souligne Sylvie Nhansana, Daf de LaFourchette.com (lire son portrait). Autre critère de sélection : la capacité évolutive de l'outil. " Il ne faut surtout pas sous-estimer la scalabilité (capacité à accroître son potentiel de calcul sous une charge accrue) de la solution en fonction de l'évolution du nombre d'utilisateurs ", mentionne Arnaud Proust, p-dg de Percy Miller, société de conseil sur les outils de gestion.

D'autres paramètres doivent être envisagés : l'éventuel passage d'une organisation mono à multisite et, bien évidemment, la composante internationale. Contraintes de langues, de devises, ou de problématiques comptable différentes, cette dimension impacte fortement le choix de l'outil comme en atteste la Daf de LaFourchette.com : " Lors de l'ouverture d'un bureau à l'étranger, le paramétrage effectué sur l'outil nous permet d'être opérationnel rapidement, grâce au pilotage central de la solution ".

4. Se positionner sur le bon mode de déploiement

Se pose enfin la question du mode de déploiement. Selon les acteurs interrogés, le modèle d'achat de licences reste majoritaire sur le secteur de l'ERP... à la différence de nos voisins anglo-saxons qui n'hésitent plus à se lancer sur le mode externalisé SaaS-cloud. " En matière d'ERP, il existe encore un frein culturel, dans les pays d'origines latines, sur le mode hébergé à l'extérieur de l'entreprise ", remarque Bertrand Boulet (Unit4). Première raison : pour ce produit qui touche les fondements essentiels du système d'information, une majorité de dirigeants de PME estiment qu'il est toujours plus prudent de déployer un ERP en local, via ses propres serveurs. Cette relative impopularité du mode SaaS peut également s'expliquer par son côté historique. Les ERP déjà mis en place dans les PME ont parfois été perçus comme d'immenses usines à gaz logicielles, provoquant une certaine frilosité à basculer vers le modèle SaaS des fonctions aussi essentielles que la comptabilité, la facturation, le recouvrement, etc. Autre frein, le manque de personnalisation ou développement spécifique du modèle SaaS... qui est toutefois un peu moins vrai aujourd'hui grâce aux efforts entrepris par les éditeurs sur ce point. Face à la déferlante cloud qui touche les domaines de la sauvegarde des données, du CRM, etc., il y a fort à parier que, d'ici deux ou trois ans, la tendance se sera inversée.

Ne pas oublier les besoins métiers des Daf
Historiquement, un ERP concerne les services de gestion d'une entreprise (généralement la comptabilité et l'administratif-finance), puisque les fonctions d'une solution intègrent nativement des modules de comptabilité, d'aide à la décision, de gestion documentaire, d'outils reporting ou collaboratifs. La donne a bien évolué depuis le début des années 2000 avec l'extension du domaine fonctionnel. L'ERP, désormais outil de prise de décision, permet l'exécution de rapports, d'analyses, voire de simulations. Ces opérations sont en mesure d'apporter une réelle valeur si la base de données est accessible par un panel représentant assez fidèlement les différents services de l'entreprise. " Chaque service, d'une façon ou d'une autre, doit pouvoir utiliser la solution. Il faut donc s'assurer que l'outil puisse être accessible au plus grand nombre ", précise Isabelle Saint-Martin, chef de marché ERP chez Sage. Or, cette plus grande couverture fonctionnelle de l'ERP peut être perçue comme un "choix cornélien" pour un Daf, amené à trancher entre un outil de finance prenant en considération ses propres besoins métiers d'une part, et un outil de gestion d'activité d'autre part.