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Le Daf et les dépenses voyages : le montant importe mais le lieu et les modalités aussi

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Si près des trois quarts des entreprises envisagent de faire évoluer leurs process travel & expense, elles ne le font pas forcément de manière optimale, coté objectifs et/ou méthodes. Conseils.

Le Daf et les dépenses voyages : le montant importe mais le lieu et les modalités aussi

La révolution que représentent les outils innovants de " Travel & Expense ", améliorant la gestion de notes de frais et bien d'autres aspects, était le fil conducteur du Concur Fusion Exchange qui se tenait à Paris le 4 octobre. Une offre qui rejoint un vrai besoin si l'on se fie à une étude récente du cabinet de conseil Forrester, menée auprès de 500 Daf, selon laquelle 73 % des entreprises sont en train de faire évoluer leurs processus de T&E (Travel & Expense) ou envisagent de le faire dans les 6 prochains mois. Certes, en mettant en connexion les partenaires, fournisseurs, et la gestion financière interne, les pratiques se traduisent par une baisse importante des coûts. Mais cet avantage cité dans 49 % des cas comme raison première justifiant l'adoption d'une solution T&E innovante, ne doit pas être le seul objectif poursuivi. " Au-delà des économies réalisées, l'intérêt est la mise en place de possibilités d'analyse et de reporting permettant de surveiller les types de dépenses et de mieux profiter des opportunités commerciales des différents fournisseurs ", indique Paul Ponçon, directeur du développement Business au sein de Concur France, éditeur de solutions de gestion des dépenses et des déplacements professionnels.

Mieux appréhender la dépense

Les experts qui intervenaient lors de la table ronde "Regards croisés - Frais Professionnels : Les Directions Financières épousent l'agilité" conseillent d'ailleurs de mieux appréhender la dépense, c'est-à-dire de ne pas uniquement s'attarder sur son montant, mais aussi sur le lieu où elle a été réalisée, par qui et comment. Maîtriser ces paramètres permet de mieux orienter les investissements et de faire des choix stratégiques adaptés. Il en résulte un important gain de temps. " Ni les directions financières, ni les collaborateurs en déplacement ne souhaitent passer plus de temps que nécessaire sur la gestion des dépenses et des approbations. Une solution T&E automatisant les flux de données fait figure d'accélérateur ", assure Paul Ponçon.

Enfin, il s'agit également d'un moyen d'impliquer les employés dans la gestion des dépenses. L'intégration de ces technologies facilite généralement l'ensemble du processus, des réservations à l'enregistrement des dépenses en passant par le remboursement de frais. Les process permettent aussi d'aboutir à une vision consolidée des frais, ce qui conduit à la mise en place de bonnes pratiques, à la possibilité de recadrer facilement certaines démarches si nécessaires, ainsi qu'à une meilleure configuration pour répondre aux exigences des politiques de conformité. Paul Ponçon y voit en outre " un outil d'innovation, pour anticiper les projets, créer des liens entre des collaborateurs qui travaillent habituellement peu ensemble. La connaissance précise des modalités des voyages et du fonctionnement des employés en déplacement peut faire émerger de nouveaux services. "