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LES CARTES DE PAIEMENT ENTREPRISE, UN POTENTIEL A NE PAS NEGLIGER

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Pour optimiser la gestion des frais de déplacement, les éditeurs de cartes affaires, cartes logées et autres cartes virtuelles offrent toute une batterie de solutions complémentaires, qu'ils entendent désormais dupliquer sur de nouvelles familles d'achats. Explications...

Une augmentation de 15 % des cartes corporate et virtuelles chez BNP Paribas, +15 % de clients pour la carte logée d'AirPlus... Vous l'aurez compris, l'année 2011 a été un excellent cru pour les éditeurs de cartes corporate, logées et virtuelles. Et tous les acteurs s'accordent pour dire que ces trois moyens de paiement sont loin d'avoir exprimé tout leur potentiel. «On estime que 70 % des entreprises règlent encore leurs frais de déplacement via des factures agence, illustre John Baird-Smith, directeur d'AirPlus France. Il y a donc de réelles opportunités de développement, aussi bien sur les grands comptes que sur les petites et moyennes entreprises qui cherchent elles aussi à optimiser leurs déplacements professionnels. »

CARTE CORPORATE: UNE COUVERTURE D'ACCEPTATION MONDIALE

Considérées comme des leviers essentiels au contrôle et à l'optimisation de l'ensemble de la chaîne des voyages d'affaires, les cartes corporate et cartes logées se répartissent les rôles de manière complémentaire. Les premières sont physiques et nominatives, et servent à régler toutes les dépenses nomades qui surviennent pendant un déplacement: l'hôtel, la location courte durée, le restaurant ou le taxi. En général, ces cartes s'appuient sur les réseaux CB et Visa, MasterCard ou American Express, afin d'offrir une couverture d'acceptation mondiale. L'entreprise a également la possibilité de choisir un paiement centralisé sur son compte, ou un paiement individuel débité sur celui du titulaire de la carte, afin de responsabiliser ce dernier. Un débit de paiement différé est alors mis en place gratuitement pour permettre à l'entreprise de rembourser la note de frais établie par le voyageur d'affaires avant le prélèvement sur son compte.

Les cartes corporate offrent aussi, en option, la possibilité de retirer des espèces et de fixer des plafonds de dépenses. Elles comprennent en outre toute une batterie de services en matière d'assurance et d'assistance, comme la protection contre la perte ou le vol, l'assurance individuelle accidents de voyage, l'assurance individuelle incidents de voyage, l'assurance bagages et biens personnels, l'assistance médicale ou encore l'assistance juridique. Enfin, ces cartes donnent accès à des données de reporting très précieuses. «Le collaborateur reçoit chaque mois un relevé détaillé de toutes ses dépenses, ce qui facilite l'élaboration de ses notes de frais, précise Stéphanie Laroque, directrice marketing des cartes et solutions corporate d'American Express en France. De son côté, l'entreprise peut accéder à des rapports de dépenses analytiques détaillés en fonction de plusieurs critères: par collaborateur, par poste, par destination, par fournisseur... Et comme ces relevés sont consolidables au niveau européen et mondial, ils constituent un outil de gestion précieux pour les entreprises qui veulent mieux contrôler la répartition de leurs dépenses et détecter des leviers d'économies potentielles. »

PASCAL NAQUET, DAF DU CENTRE DE FORMATION DE LA PROFESSION BANCAIRE (CFPB)

« La carte logée nous évite les erreurs de saisie et les mauvaises imputations analytiques. »

CARTES LOGEES: DES PAIEMENTS CENTRALISES

Les cartes logées poursuivent le même objectif, à la différence près qu'elles sont virtuelles et servent traditionnellement à régler toutes les dépenses avant voyage, essentiellement les billets d'avion et de train. En général logées au sein de l'agence de voyage, ces cartes ont pour principal avantage de centraliser tous les paiements et d'offrir des délais de règlement qui soulagent le BFR, comme le confirme Pascal Naquet, Daf du Centre de formation de la profession bancaire (CFPB): «Le mode de fonctionnement est totalement transparent. C'est notre bureau des voyages en interne qui effectue toutes les commandes de billets aériens et ferroviaires via la plateforme de réservation mise à notre disposition par Egencia. Et à la fin du mois, notre voyagiste nous adresse les factures acquittées, tandis qu'AirPlus nous transmet de son côté un fichier qui est intégré automatiquement à notre ERP Agresso. Le règlement à AirPlus intervient par prélèvement à 30 jours fin de mois. » Grâce à la carte logée, les équipes de la comptabilité du CFPB économisent la saisie de 2 500 factures, «ce qui nous permet aussi d'éviter les erreurs de saisie et les mauvaises imputations analytiques», complète Pascal Naquet. Plus besoin non plus de courir après les factures qui transitaient entre les 12 sites pour pouvoir les régler en temps et en heure. La carte a enfin permis d'améliorer le processus de suivi des bons à payer, puisqu'aujourd'hui, les pointages s'effectuent sur un seul listing électronique.

Cette répartition traditionnelle entre cartes corporate et cartes logées est en train d'évoluer, comme le constate John Baird-Smith (AirPlus France). «De plus en plus d'entreprises souhaitent payer les hôtels, les voitures de location ou les billets low cost de manière centralisée. Pour répondre à leurs besoins, nous avons donc ouvert de nouveaux canaux d'acceptation sur ces réseaux. » Une tendance que l'on retrouve aussi chez American Express, qui a lancé en 2008 le compte carte location de voiture, une carte logée dédiée à la location courte durée.

CARTES VIRTUELLES: UN PAIEMENT SECURISE

La centralisation des paiements est également au coeur des préoccupations d'un troisième mode de paiement: les cartes virtuelles de paiement à usage unique. American Express a ainsi lancé en 2009 vPayment, une solution notamment dédiée aux dépenses dans les secteurs de l'hôtellerie et du meeting/events. «Lorsque l'entreprise effectue sa réservation, un numéro de carte à usage unique, avec un montant et une date fixes, est généré automatiquement, explique Stéphanie Laroque (American Express). Payé par carte, l'hôtel est rapidement réglé. De son côté, l'entreprise dispose d'un délai de paiement de 28 jours à compter de l'arrêt, d'un contrôle total et d'une visibilité optimale sur ses dépenses hôtelières. »

Générées à la demande via une plateforme en ligne sécurisée, ces cartes virtuelles sont, elles aussi, totalement interfacées au système d'information des entreprises, « ce qui permet de sécuriser à la fois le montant et la date de transaction à l'avance, mais aussi de mieux respecter la politique achats et de mieux contrôler les dépenses, notamment grâce aux données de reporting communiquées chaque mois », indique Stéphanie Laroque. Car pour coller aux attentes de leurs clients, tous les acteurs ont beaucoup investi ces dernières années sur la traçabilité et le reporting. «Sur ce point, la grande tendance, c'est l'expérience digitale, que nous déployons à toutes les étapes de la relation client», avance Stéphanie Laroque. En plus des données de reporting classiques, la plateforme de gestion en ligne American Express @Work intègre désormais des outils d'analyse sur mesure qui permettent aux clients de gérer en toute autonomie leurs produits. «Avec la solution Manage Your Card Account (Myca), nous répondons aussi aux besoins quotidiens des titulaires de cartes, complète la directrice marketing, via une plate-forme interactive donnant accès à tous les relevés, mais aussi à des informations pratiques liées à l'utilisation de leur moyen de paiement: recommandation d'établissements, avantages, promotions, nombre de points accumulés... »

Chez AirPlus, où l'intégration des données et la traçabilité ont toujours été au coeur des priorités, les clients peuvent désormais consulter les émissions de CO2 générées par l'ensemble de leurs déplacements professionnels. «Nous ne faisons que devancer l'obligation qui imposera dès l'année prochaine de produire des rapports sur le sujet», précise John Baird-Smith. Le groupe a également beaucoup travaillé sur les frais ancillaires facturés par les compagnies aériennes en plus du billet, et qui sont réglés par les voyageurs: un film, un supplément de bagages... «Nous avons développé aux Etats-Unis un outil qui permet d'agréger toutes les dépenses effectuées via une carte corporate à un billet d'avion réglé, pour sa part, par une carte logée. Dans le même ordre d'idées, poursuit John Baird-Smith, nous proposons à nos clients globaux l'AirPlus Debit Account, une carte de paiement qui les exonère des frais dits de «surcharging», une pratique interdite en France. Cette solution s'applique à tous les règlements par carte de crédit effectués auprès de nos compagnies partenaires: Swiss, Lufthansa, Austrian, Brussels Airlines et British Midland International. »

CAP SUR DE NOUVEAUX TERRITOIRES

Autre enjeu pour les acteurs de ce marché: l'international. Pour répondre aux grands appels d'offres européens, BNP Paribas vient de lancer une nouvelle solution de cartes corporate et de cartes logées intitulée NextGen, en partenariat avec AirPlus et trois grandes banques européennes: UBS, Santander et Nordea. «L'objectif, développe Laurent Sautré, responsable commercial et implémentation des cartes entreprises de BNP Paribas, est clairement d'offrir des services communs aux entreprises en nous appuyant sur les réseaux de ces quatre grandes banques implantées dans 13 pays européens, en leur proposant des outils de reporting communs, une tarification unique et le même processus d' implémentation du projet. » Pour élargir cette fois son champ d'émission, limité aujourd'hui à la France et l'Italie, BNP Paribas va émettre des cartes corporate en Espagne et en Allemagne à partir de juin prochain, et au Royaume-Uni à la fin de l'année. Des cartes qui pourront être soit Visa, soit Mastercard...

Forts de leurs succès sur le voyage d affaires, les éditeurs de cartes ambitionnent maintenant de conquérir de nouvelles familles d'achats. C'est ainsi qu'AirPlus a ainsi lancé en début d'année l'AirPlus Meeting Card pour les entreprises qui souhaitent utiliser la carte logée afin de couvrir leurs dépenses MICE. Déjà présent sur ce marché depuis 2005, American Express a de son côté également investi de nouveaux territoires en étendant le champ d'intervention de sa solution vPayment aux dépenses liées à l'informatique, la téléphonie mobile, le marketing, l'intérim...»

TROIS QUESTIONS A ... CHRISTOPHE DREZET, associé d'EPSA, cabinet spécialisé dans la gestion des achats et des dépenses hors production. Les cartes logées et cartes corporate sont complémentaires

Comment se répartissent les usages entre la carte logée et la carte corporate?
Ces deux cartes n'adressent pas les mêmes besoins. La carte logée est virtuelle et non nominative. Elle est intégrée au back-office des agences de voyages pour payer les dépenses de billetterie sur l'avion et le train, même si elle est de plus en plus utilisée pour régler les hôtels et les locations courte durée. La carte corporate est, quant à elle, physique et nominative. Elle sert à payer toutes les dépenses qui gravitent autour d'un déplacement en général, à l'exception de la billetterie. Elles sont donc absolument complémentaires.
Quels sont les avantages respectifs de ces deux modes de paiement?
La carte logée offre une excellente traçabilité des dépenses, et elle ne coûte rien à l'entreprise puisque c'est l'agence de voyages qui paie les commissions liées à son utilisation. Le principal avantage de la carte corporate, c'est que le collaborateur n'a plus besoin de faire d'avance pour payer ses frais, puisqu'il est remboursé avant d'être prélevé. Elle permet enfin d'optimiser et de simplifier la gestion des notes de frais.
Qui sont les acteurs qui dominent ce marché?
Sur la carte logée, AirPlus et American Express continuent de faire la course en tête, mais ils devront compter avec l'apparition de nouveaux entrants comme Citigroup et J.P. Morgan. Sur le segment des cartes corporate, American Express et les grandes banques, comme BNP Paribas, CIC, la Société Générale, sont toujours les leaders...

A SAVOIR. La Société Générale joue la carte de l'environnement

Pour se démarquer sur un marché très concurrentiel, la Société Générale a décidé de miser sur le développement durable. Toutes ses cartes Affaires Environnement prévoient en effet le versement de cinq centimes d'euros à l'Office national des forêts (ONF) pour chaque paiement effectué par leur biais. L'argent ainsi collecté servira à financer des projets liés à la protection de la biodiversité et à la reforestation.

ERWAN PERTUISEL, Daf de Public Système Hopscotch

ERWAN PERTUISEL, Daf de Public Système Hopscotch

CAS PRATIQUE. Grâce aux cartes logées, l'agence Le Public Système gagne en moyenne 45 jours de BFR

Pour optimiser la gestion d'un poste voyages qui représente chaque année plusieurs millions d'euros, l'agence de conseil en communication Le Public Système utilise depuis un an des cartes logées chez ses deux billettistes référencés. «Le quatre de chaque mois, nous recevons deux relevés American Express qui sont automatiquement intégrés dans notre système comptable, et qui récapitulent l'ensemble des réservations effectuées, explique Erwan Pertuisel, le directeur administratif et financier.
Le paiement n'intervenant que le 28 du mois suivant, cela nous laisse le temps de valider toutes les factures, et au passage, nous gagnons en moyenne 45 jours de BFR.»
Le Public Système a également adopté la solution d'American Express vPayment pour régler ses dépenses d'hôtellerie. « Pour chaque paiement, une carte virtuelle unique est générée dans nos systèmes, précise Erwan Pertuisel.
Nous communiquons alors le numéro de la carte au fournisseur qui peut débiter sur son TPE la somme dans une plage de jours et selon un échéancier que l'on a déterminés.
En sachant que, comme pour la carte logée, nous ne payons la prestation que le 28 du mois suivant. »
Fort du succès enregistré la première année, avec plus d'un million de transactions, Le Public Système envisage maintenant de dupliquer vPayment à tous les prestataires disposant d'un TPE affilié American Express.


REPERES
Raison sociale: Le Public Système Hopscotch
Activité: Conseil en communication
Forme juridique: SA
Dirigeant: Frédéric Bedin, président du directoire
Daf: Erwan Pertuise
Effectif: 550 salariés
CA 2011: 155 MEuros

Mot clés : Bfr |

YVES RIVOAL