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«COST KILLERS»: LES CONDITIONS D'UNE REELLE SOURCE D'ECONOMIES

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S'offrir les services d'un cabinet de conseil en optimisation des coûts peut se révéler payant, y compris sur des postes de dépenses déjà optimisés: jusqu'à 30 % d'économies sont à la clé. Voici quelques recommandations pour tirer le meilleur profit de l'intervention d'un «réducteur de coûts».

Crise oblige, une vigilance accrue sur les dépenses s'impose. Pour défendre votre compétitivité ou soulager votre trésorerie, vous pouvez solliciter un cabinet spécialisé en réduction de coûts. Suivant les familles de dépenses et la maturité des processus achats de l'entreprise, les prestataires font miroiter des économies de 10 à 30 %. Loin d'être un tabou, le recours aux cabinets de conseil en optimisation de coûts relève désormais des pratiques de bonne gestion au quotidien pour 86 % des Daf, d'après une enquêteEnquête menée auprès de 212 directeurs administratifs et financiers d'entreprises installées en France entre août et septembre 2011. réalisée par le Syndicat des conseils opérationnels en optimisation des coûts (Syncost). Toujours selon cette étude, 64 % des Daf ont déjà fait appel à un cabinet spécialisé et ce pour deux raisons majeures: l'absence d'expertise interne et le besoin de se concentrer sur leur coeur de métier.

UN RENFORT, VOIRE UN SUBSTITUT AU SERVICE ACHATS

Charges sociales, frais bancaires, dépenses énergétiques, téléphonie, assurances, transports... Accaparé par l'opérationnel, le Daf ne dispose pas toujours du temps et des moyens nécessaires pour optimiser l'ensemble des postes de dépenses. «L'analyse des frais de transport ou de télécommunications impose l'utilisation de logiciels spécifiques», indique François Brochot, directeur associé chez Expense Reduction Analysts. Des outils dont une PME dispose rarement. De plus, remettre à plat les coûts ou lancer de nouveaux appels d'offres induit un registre supplémentaire de relations avec le fournisseur, ce qui est parfois difficile pour le responsable opérationnel. L'intervention d'un prestataire extérieur peut être un moyen de dépasser ces appréhensions. Dans la même logique, pour optimiser les dépenses de flotte automobile ou de voyages d'affaires, l'impulsion donnée par un cabinet extérieur facilite les changements de comportement en entreprise.

Pour sa part, François Taithe, Daf de Webhelp, opérateur de centres d'appels, souhaitait rationaliser ses achats sans se doter d'un service dédié. En phase de très forte croissance, il fait appel, en 2009, au cabinet de conseil Expense Reduction Analysts. Résultat: des économies bien supérieures à ses espérances, «y compris sur des postes que nous pensions avoir déjà optimisés, comme celui des assurances pour lequel nous avions recours à un courtier que nous pensions pourtant très compétitif: les économies réalisées se sont élevées à 25 %. Faire appel à un spécialiste me permet de maîtriser mes dépenses en bénéficiant d'une expertise toujours à jour. »

FRANCOIS BROCHOT, DIRECTEUR ASSOCIE CHEZ EXPENSE REDUCTION ANALYSTS

« L'analyse de certains frais impose l'utilisation de logiciels spécifiques. »

@ © Frog 974 - Fotolia.com

MISER SUR L'EXPERTISE

Ce qui a convaincu François Taithe, «c'est l'expérience des consultants et la qualité du suivi réalisé par l'associé responsable de la mission, qui a joué le rôle d'un directeur achats durant les 18 mois de l'intervention». Pour lui, la qualité de l'accompagnement joue un rôle capital dans le succès d'une intervention, et tout particulièrement l'expérience des consultants, idéalement d'anciens acheteurs. Marc Desjardins, directeur du cabinet PSI Conseil, recommande donc de s'informer sur le profil des consultants qui vont intervenir aux moments-clés de la mission. Le réseau du cabinet et sa capacité de veille sur les méthodes et les fournisseurs sont également des facteurs de choix, notamment pour une PME qui ne peut pas disposer de toute l'expertise en interne. «Lorsque nos clients nous confient une mission de sourcing dans les pays émergents, nous leur apportons une connaissance approfondie des fournisseurs locaux, vérifions leur fiabilité et organisons une période de test s'il s'agit d'achats stratégiques», explique François Brochot (Expense Reduction Analysts). Même pour une PME dotée d'acheteurs spécialisés, le repérage des fournisseurs dans certains pays reste une aventure. Après s'être assuré de l'expertise du cabinet sollicité, il convient de s'armer de patience, car avant d'intervenir, le cabinet passe en revue les différents postes de dépenses du périmètre qui lui a été confié. Il recense ce qui est acheté, auprès de quels fournisseurs, à quel prix et remet à son client un barème de référence. Généralement gratuite, cette analyse de l'existant dure environ six semaines.

STEPHANE CANONNE, associé chez Cegos, coauteur de l'ouvrage La Boîte à outils de l'acheteur (Editions Dunod)

STEPHANE CANONNE, associé chez Cegos, coauteur de l'ouvrage La Boîte à outils de l'acheteur (Editions Dunod)

AVIS D'EXPERT
Savoir accompagner le prestataire

Pour bénéficier au maximum de l'expertise et des méthodes d'un prestataire, Stéphane Canonne recommande de réaliser un prétravail pour identifier les postes de dépenses les plus critiques. Le prestataire sélectionné proposera dans son rapport de recommandations le levier d'achat le plus efficace: appel d'offres concurrentiel, requalification du besoin, amélioration des processus achats ou pilotage des coûts. «Le choix du levier dépend du diagnostic et de la famille achats. La meilleure méthode est de laisser toute latitude au cabinet», estime Stéphane Canonne. Selon ce spécialiste des achats, le point de vigilance se situe plutôt autour de la mesure des résultats: des litiges apparaissent régulièrement au moment du calcul de la réduction des coûts obtenue, qui constitue généralement l'assiette de calcul de la rémunération du prestataire. « Il n'est pas rare que le directeur achats annonce une baisse des coûts tandis que le Daf ne la retrouve pas dans son compte de résultat. La comparaison avec un prix unitaire n'est pas toujours possible. Comment savoir, par exemple, si la baisse des dépenses n'est pas simplement liée à la baisse des volumes d'achat», avertit Stéphane Canonne. Enfin, cet expert estime qu'obtenir 10 ou 20 % d'économies la première année, quand aucun effort de rationalisation n'a été entrepris, est relativement aisé. Mais il tient à préciser que «des économies durables ne peuvent être atteintes qu'à travers une montée en maturité du processus achats. Le cabinet doit donc assurer un transfert de compétences auprès des équipes en charge des achats».

DES RESULTATS A ECHEANCES ECHELONNEES

Si l'entreprise le souhaite, le cabinet passe à la phase de diagnostic et propose les mesures d'optimisation réalisables, en précisant les pourcentages d'économies: généralement, un acompte est versé à ce stade. Viennent ensuite les étapes de mise en oeuvre et de suivi des recommandations: le cabinet réalise les missions de sourcing, de négociation ou de pilotage des coûts qu'il a préconisées.

En ce qui concerne les dépenses de frais généraux, la phase de suivi des recommandations peut durer entre 18 et 48 mois. Et en matière sociale ou fiscale, une mission peut s'étendre aussi longtemps que l'exige un dossier administratif ou un contentieux, c'est-à-dire deux à trois ans en moyenne. «Dans certains dossiers complexes, jusqu'à six ans peuvent être nécessaires avant d'obtenir un résultat», souligne Charles-Henry Allibert, président du Syncost et directeur général d'Atequacy, cabinet dédié à l'optimisation des charges sociales. Les gains ne sont donc ni instantanés, ni éternels: pour suivre l'évolution des marchés et des voies d'optimisation, l'opération doit être renouvelée régulièrement. «Au bout de deux ans, je fais de nouveau intervenir le cabinet sur des domaines déjà explorés, pour réactualiser nos méthodes», témoigne François Taithe (Webhelp). Quelle que soit la compétence du prestataire que vous aurez retenu, mieux vaut ne pas attendre d'avoir des soucis de trésorerie pour prévoir l'intervention d'un spécialiste. En effet, il faut un certain délai avant que les réductions de coût se matérialisent dans les comptes. C'est pourquoi pour 81 % des Daf interrogés dans l'enquête du Syncost, «cette démarche doit être réalisée quand l'entreprise est en bonne santé financière plutôt qu'en période de crise».